Un ou une gestionnaire de dossiers de 80% à 100%
Afin de remplacer une collaboratrice ayant fait valoir son droit à la retraite et ainsi compléter l’équipe administrative du Groupement intercommunal pour l’animation parascolaire (GIAP), l’Association des communes genevoises (ACG) recherche pour une durée indéterminée :
Le GIAP est une institution parapublique rattachée à l’ACG qui a pour mission d'offrir chaque jour scolaire un encadrement et des animations de qualité à plus de 29'000 enfants. Le GIAP peut compter sur près de 2'100 collaboratrices et collaborateurs de terrain répartis dans 141 équipes du canton de Genève et gérés par 29 responsables de secteurs. Le/la gestionnaire de dossiers sera directement rattaché-e au pôle administratif des Prestations du GIAP, en charge de la qualité de l’accueil parascolaire et des animations y relatives. Il/elle sera en lien constant avec les responsables des secteurs parascolaires afin d’apporter le soutien administratif nécessaire aux activités déployées sur le terrain.
Votre mission :
- Gérer les communications et les demandes notament entre les 29 responsables des secteurs et le pôle des Prestations du GIAP (téléphones, courriels, courriers, etc.)
- Rédiger et envoyer des correspondances à destination du terrain comme des partenaires du GIAP (DIP, Communes, etc.)
- Traiter et effectuer le suivi des projets et dossiers administratifs du pôle et de sa Direction
- Administrer le flux des demandes de financement pour les activités parascolaires et tenir à jour les indicateurs comptables y relatifs
- Gérer les autorisations relatives aux comptes financiers des équipes parascolaires, établir des listes de payements et enregistrer des payements online
- Saisir les déclarations d’accident d’enfants survenus au parascolaire
- Tenir à jour des fichiers de pilotage et de suivi des activités du pôle (indicateurs statistiques)
- Officier en tant que trésorier-ère de l'« Amicale des retraités du GIAP »
- Effectuer diverses tâches administratives en lien avec les besoins du GIAP et de sa Direction
Formation, expérience et compétences requises :
- Maturité professionnelle ou formation jugée équivalente
- Expérience minimum de 5 ans en tant que gestionnaire / secrétaire / assistant-e administratif-ve
- Excellente maîtrise des outils informatiques standards, en particulier Excel
- Excellente maîtrise du français et excellentes compétences rédactionnelles
- Nationalité suisse ou permis de travail valable
Votre profil :
- Vous avez le sens du service public et un intérêt marqué pour le domaine de l’enfance et la mission parascolaire en particulier
- Autonome, vous aimez également travailler en équipe et appréciez les échanges fréquents et la collaboration avec la hiérarchie
- Vous êtes à l’aise avec les bases de la comptabilité, les éléments chiffrés et les indicateurs statistiques simples
- Vous faites preuve de tact et de discrétion et respectez la confidentialité en tout temps
- Vous êtes une personne organisée : vous savez prioriser et planifier les tâches, anticiper les échéances et respecter les délais
- Vous faites preuve de flexibilité et de polyvalence, savez répondre aux éventuelles urgences comme gérer votre stress lors de pics d’activités
Entrées en fonction : à convenir
Afin d’optimiser le temps de traitement, votre candidature complète (CV, copies des diplômes et certificats de travail) doit être envoyée uniquement via Jobup.
Seules les candidatures répondant aux critères susmentionnés seront prises en considération et recevront une réponse.
Kontakt
Thibault Grass
+41 22 304 55 00
Carouge GE / 1227 Carouge