Empfangs- und Administrationsmitarbeiter:in 100%

Wir vernetzen Unternehmer:innen,, NGOs, öffentliche Institutionen und viele andere Macher:innen in einem einzigartigen, kollaborativen Innovations-Ökosystem. Mit über 700 Mitgliedern und einem großen Netzwerk von Partner:innen ist der Impact Hub Zürich eine der größten unternehmerischen Gemeinschaften in Zürich und der Schweiz. Mit über 2.000 Mitgliedern in 6 Hubs in der Schweiz und über 24.000 Mitgliedern in mehr als 100 Impact Hubs weltweit sind wir eines der größten nationalen und globalen Netzwerke für Innovation und soziales Unternehmertum. Unsere florierende Gemeinschaft arbeitet organisations-, kultur- und generationenübergreifend zusammen, um eine nachhaltige und lebenswerte Zukunft zu schaffen.

Unsere drei Locations Kraftwerk, Colab und Viadukt beherbergen Co-Working Spaces, Meeting- und Workshopräume, eine aussergewöhnliche Eventhalle sowie zwei lebendige Cafés mit inspirierendem Flair.

In der Rolle als Empfangs- und Administrationsmitarbeiter:in bist du die erste Anlaufstelle vor Ort für unsere Co-Working-Member und Kund:innen, die unsere Meetingräume in unserer Colab-Location nutzen. Deine Aufgaben umfassen die Gewährleistung der optimalen Vorbereitung der Räumlichkeiten, die Durchführung von Besichtigungen sowie die Unterstützung des Community-Teams im täglichen Geschäftsbetrieb in allen administrativen Angelegenheiten. Dazu gehören die Mitgliederverwaltung und die Bearbeitung externer Anfragen per E-Mail und Telefon. 

Hosting & Catering:

• Gastgeber:in in der Location Colab und tägliche Repräsentation des Unternehmens am Empfang, sowohl intern als auch extern.
• Vorbereitung der Räume für Meetings und Veranstaltungen, einschliesslich Bereitstellung des Caterings und Begrüssung der Kund:innen.
• Kontrolle der Meetingräume auf Ordnung und Sauberkeit, um einen professionellen Eindruck zu gewährleisten.
• Verantwortung für die Einhaltung von Sauberkeit und Aufrechterhaltung des Qualitätsstandards im gesamten Colab.
• Ordnung und Struktur auf sämtlichen Flächen der Location Colab, einschliesslich Lagerflächen, Küche, Empfang und Regale mit öffentlichem und internem Zugang.
• Annahme und Verteilung von Post und Paketen der beiden Co-Working Standorte Colab & Viadukt.
• Bearbeitung von telefonischen Anfragen.
• Verantwortung über eine optimale Warenbeschaffung und Warenwirtschaft des Daily Business im Sinn von Qualität, Quantität und Preis  (Verbrauchsmaterial Office)

Member Administration:

• Administration der Member Profile  mit unserem firmeneigenen ERP-System.
• Bearbeitung von Anfragen an die zentrale Membership-Mailadresse und in unserer Community-App, um eine schnelle und professionelle Unterstützung zu gewährleisten.
• Verwaltung von Vermietungen wie Postfächern, Schlüsseln und Schliessfächern für unsere Member.
• Durchführung des Mahnwesens, einschliesslich der Schnittstellenfunktion zwischen Buchhaltung und Member, um eine reibungslose Abwicklung sicherzustellen.
• Erstellung und Auswertung von diversen Memberumfragen zur kontinuierlichen Verbesserung unserer Dienstleistungen.
• Einbringen von Member- und administrativen Anliegen in unsere Community-App, um eine transparente Kommunikation sicherzustellen.
• Unterstützung bei der internen und externen Kommunikation
• Vorbereitung und Teilnahme an regelmässigen, bereichsübergreifende Meetings und Abstimmung mit sämtlichen Stakeholder sowie transparente Kommunikation zu den Schnittstellen

• Sprachkenntnisse: Deutsch und Englisch mind. C1 oder Muttersprache
• Erfahrung im Bereich Rezeption, Reisebüro, Administration, Sekretariat oder vergleichbare Erfahrung im Dienstleistungssektor wünschenswert, KV-Abschluss von Vorteil
• Strukturierte, selbstständige und proaktive Arbeitsweise 
• Kunden- und Serviceorientierung
• Hervorragend organisiert in administrativen Arbeiten
• Professionelle Kommunikationsweise im Umgang mit Kund:innen und Member
• Eine Sensibilität fürs Digitale 
• Offen, freundlich und kontaktfreudig
• Eine kooperative und nachhaltige Weltsicht und Identifikation mit unseren Werten

Das bieten wir dir:

Wir bieten ein dynamisches und innovatives Umfeld kombiniert mit einer modernen Arbeitskultur und Teamstruktur, in der jede Person wertgeschätzt wird. Du bekommst auch die Möglichkeit, am vielfältigen Schulungsprogramm des Impact Hubs teilzunehmen und dein Netzwerk in den Bereichen soziales Unternehmertum und Nachhaltigkeit zu stärken. Wenn du motiviert und neugierig auf eine neue Herausforderung bist und einem jungen Team beitreten möchtest, freuen wir uns darauf, dich bald im Impact Hub Zürich willkommen zu heissen.

Arbeitgeber – Impact Hub Zürich AG

Arbeitsort - Sihlquai 131, 8005 Zürich

Pensum – 100%

Dauer - unbefristet

Brutto-Jahreslohn -  53’400 - 59’400 CHF. Das genaue Salär wird anhand des Bewerbendenprofils individuell nach unserem transparenten Lohnsystem berechnet

Stellenantritt per sofort oder nach Vereinbarung.

Bitte sende deinen Lebenslauf, Bewerbungsschreiben und Arbeitszeugnisse an: E-Mail schreiben. 

Bewerbungsfrist: 30. April 2024