68 Montag Bis Freitag Stellen in Kloten gefunden

Unsere Kundin bietet eine der führenden Finanztechnologieplattformen für die Bewertung und Empfehlung von massgeschneiderten öffentlichen Marktstrategien für vermögende Kunden. Das Unternehmen verwaltet ein weltweites Kundenvermögen von rund 170 Milliarden US-Dollar und ist weltweit vertreten.

Für die Niederlassung in Zürich sind wir mit der Rekrutierung einer ausgewiesenen und kompetenten Fachperson als Office Manager/Executive Assistant beauftragt. Dies ist eine spannende Gelegenheit für Sie, Teil eines kleinen, aber wachsenden internationalen Teams in einem dynamischen Unternehmen zu werden.

Ihre Verantwortung als Office Manager:

• Sie sind die erste Ansprechperson unserer Kundin und stellen sicher, dass im Büro alles reibungslos funktioniert
• Sie empfangen und begrüssen Kunden, externe Dienstleistungsunternehmen, Mitarbeitende, Management etc. und sorgen dafür, dass sich alle gut aufgehoben fühlen
• Sie führen und überwachen die Dokumentationen in Bezug auf das Facility Management sowie anfallende Wartungsarbeiten und pflegen die Beziehungen zum Gebäudewartungsteam und anderen externen Service Providern
• Sie planen und koordinieren bei Bedarf Reparaturen und Installationen/Austausch von Bürogeräten inkl. physischer Hardware wie Laptops, Monitore, Tastaturen etc. und sind verantwortlich für das Management, Bestellwesen und Wartung von Büromaterial, Inventar, Büroinfrastruktur etc.
• Zusammen mit dem Riskmanagement-Team arbeiten Sie an den Themen Gebäudesicherheit und führen Brandschutzübungen usw. durch
• Sie organisieren und koordinieren verschiedene Events für Mitarbeitende, Meetings mit Kunden (Lunches, Happy Hours etc.)

Ihre Verantwortung als Executive Assistant:

• Sie unterstützen die Managing Directors der Firma in administrativer Hinsicht und stellen eine reibungslose Zusammenarbeit mit anderen internen Stellen wie Compliance, Recht und Finanzen sicher
• Kalenderverwaltung: Sie planen Termine, Besprechungen und Veranstaltungen
• Sie planen und organisieren In- und Auslandreisen der Managing Directors und Mitarbeitenden (Hotel, Flüge, Transfers etc.) und erstellen/überwachen die Spesenabrechnungen im Einklang mit den Unternehmensrichtlinien
• Vielfältig administrative Aufgaben wie E-Mail-Korrespondenz in Deutsch und Englisch, Telefonanrufe und das Vorbereiten von Dokumenten, Führen der Ablage, Verwaltungsbudgets der Niederlassung, Erstellen von PowerPoint Präsentationen, Excel Tabellen, SharePoint etc.

Was wir uns wünschen:

• Abgeschlossene Berufsausbildung mit einigen Jahren Berufspraxis in einem ähnlichen Umfeld (Finanz- / Versicherungsbranche, international agierendes Unternehmen, Hotellerie etc.)
• Ausgeprägte Kunden- und Serviceorientierung sowie tadellose und einwandfreie Umgangsformen
• Pro-aktive Persönlichkeit mit Teamgeist, Esprit und dem Wunsch sich in einem kleineren, international agierenden Unternehmen aktiv und interessiert einzubringen
• Absolute Diskretion und Vertraulichkeit
• Arbeitszeiten sind von Montag bis Freitag von 8:00 bis 17:00 Uhr vor Ort - es kann allerdings vorkommen, dass Sie auch mal früher kommen müssen oder später gehen können
• Die Mittagspausen organisieren Sie gemeinsam mit dem Team
• Sie besitzen ausgezeichnete MS-Office insbesondere PowerPoint Kenntnisse
• Neben Schweizer- und Hochdeutsch sprechen Sie fliessend Englisch