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Segretaria/o di Direzione

Scuola universitaria professionale della Svizzera italiana (SUPSI)

 
CH-6928 Manno
Segretaria/o di DirezioneScadenza: 05 luglio 2020La Scuola universitaria professionale della Svizzera italiana (SUPSI), mette a concorso, presso la Segreteria di Direzione, con sede a Manno, una posizione di Segretaria/o di Direzione. Grado di occupazione del 100% a tempo indeterminato. Entrata in servizio al più presto possibile o data da convenire.

Mansioni



  • Gestire la pianificazione, l’esecuzione ed il controllo del lavoro della segreteria con compiti sia organizzativi e amministrativi che di gestione di contatti.

  • Agevolare la gestione, l’organizzazione e la distribuzione delle informazioni in entrata e uscita, nonché della documentazione specialistica di supporto su diverse tematiche, tenendo il controllo delle varie scadenze e priorità.

  • Dare supporto attivo alla Responsabile dei Servizi della Direzione e svolgere attività di supporto ai collaboratori dei Servizi della Direzione.

  • Creare, aggiornare, archiviare e coordinare la gestione digitale dei documenti, dossier e delle pratiche dei Servizi della Direzione.

  • Svolgimento di lavori generali di segreteria.

  • Coordinare l’accoglienza degli ospiti e del protocollo.

  • Gestire la contabilità della segreteria, economato e acquisti per i Servizi della Direzione.

  • Organizzare le riunioni e tenere in gestione esecutiva e logistica le aule.

  • Dare supporto nella redazione della corrispondenza e preparazione di documentazione varia, in particolare in italiano e tedesco.

  • Gestire le agende e pianificare le attività.

  • Seguire la persona in formazione presente nel servizio in qualità di formatore del percorso.

  • Gestire la posta in entrata e in uscita.

  • Redazione dei verbali.

  • Fornire supporto agli organi partecipativi della SUPSI.

  • Garantire la relazione con il Real Estate & Facility Management (pulizia, manutenzione ecc.).

  • Coordinare e gestire i viaggi del personale dei Servizi della Direzione (prenotazioni treno, pernottamenti ecc).

  • Organizzazione e gestione eventi interni per i Servizi della Direzione generale.

  • Coordinare e verificare le traduzioni di documenti diversi.


Requisiti



  • Diploma superiore in ambito commerciale, alberghiero/turismo o Bachelor (preferibilmente in lingue o comunicazione).

  • Comprovata esperienza pluriennale in posizione analoga (almeno 5 anni) in Istituzioni accademiche, in un segretariato di Direzione in ambito amministrativo o culturale di enti o aziende di medio grandi dimensioni.

  • Predisposizione al lavoro in un contesto dinamico e forte orientamento verso la risoluzione dei problemi.

  • Ottime capacità gestionali organizzative e di coordinamento del lavoro in autonomia e piacere al lavoro in team.

  • Ottime capacità relazionali e di comunicazione, nonché flessibilità, correttezza, precisione e discrezione.

  • Spirito proattivo, senso di responsabilità, lealtà, orientamento agli obiettivi e ai risultati, disponibilità all’apprendimento e al cambiamento.

  • Contribuire attivamente ad un clima di lavoro aperto e basato sulla fiducia reciproca.

  • Ottima conoscenza scritta e parlata dell’italiano e del tedesco e buona dell’inglese.

  • Ottime competenze informatiche (pacchetto office 365, banche dati, strumenti di gestione di ricerche e dati statistici) ed esperienza nella gestione documentale elettronica (in particolare Docuware).


Offriamo



  • Un contratto a tempo indeterminato.

  • Un’attività stimolante in un ambiente universitario altamente professionalizzante, variato e dinamico.

  • La partecipazione allo sviluppo di interessanti progetti legati all’organizzazione dell’ufficio e opportunità di sviluppo personale.

  • La/il segretaria/o di Direzione fa parte del personale amministrativo ed è assoggettato al Contratto Collettivo SUPSI. La posizione si colloca in fascia 3 del Contratto Collettivo SUPSI.

  • La posizione risponde direttamente alla Responsabile dei Servizi della Direzione della SUPSI, ed è collocata nel team amministrativo che opera nell’ambito del coordinamento delle attività di segreteria istituzionale.


Per maggiori informazioni


I requisiti per questa funzione sono pubblicati nelle “Direttive interne SUPSI” e nel “Contratto Collettivo per il personale amministrativo” disponibili nella pagina “Documenti ufficiali”.


Informazioni supplementari possono essere richieste a:
Pamela Valeggia


Le candidature, corredate di lettera di motivazione, curriculum vitae, diplomi, certificati di studio e di lavoro, referenze e dell’estratto del casellario giudiziale sono da inoltrare entro il 5 luglio 2020 tramite il formulario di candidatura dedicato.


Non sono accettate candidature incomplete, inviate ad altri indirizzi od oltre il termine stabilito.