Assitant de Division (H/F)
Rejoignez PATEK PHILIPPE SA GENÈVE
Depuis 1839, dans une totale liberté créative, Patek Philippe s'attache à perpétuer le grand art horloger traditionnel genevois dans une culture d'innovation couronnée par plus de cent brevets. Cette excellence s'appuie sur le savoir-faire et l'engagement de ses collaborateurs qui contribuent à concevoir, produire et assembler ce que les spécialistes reconnaissent comme les meilleures montres du monde, conformément à l'ambition des fondateurs Antoine Norbert de Patek et Jean Adrien Philippe.
Dans le cadre de cette fonction, rattachée à notre Division Gestion, vous assisterez le Responsable de notre Division dans l'ensemble de ses activités administratives et participerez à la réalisation de tâches ou projets transversaux entre les différentes organisations.
- Gérer l'agenda du Directeur de la Division.
- Organiser et planifier les séances, rendez-vous, séminaires et les éventuels déplacements.
- Interaction avec les managers de la Division, les assistantes des principales entités, notamment pour l'organisation de séance exécutives.
- Prise en charge de certain suivis ou contrôles liés à la fonction
- Prendre en charge et accueillir les visiteurs (clients, prestataires).
- Rédiger les ordres du jour, comptes rendus, procès-verbaux, notes informatives, courriers divers, etc.
- Filtrer les appels téléphoniques et, le cas échéant, prendre des messages résumant la teneur de l'appel.
- Préparer et/ou mettre en forme les documents diffusés à l'interne et à l'externe (présentation, courrier, communication, etc-) et mise à jour des bases de gestion documentaires de son périmètre.
- Protéger les données, sauvegarder et archiver les documents et les dossiers.
- Préparer les suivis budgétaires.
- Coordonner la circulation de l'information au sein de la Division et les autres Divisions.
- Gérer des projets transversaux et en collaboration avec les Responsables de Services.
- Formation ou Brevet Fédéral d'assistant de direction.
- Expérience de 10 ans minimum dans une fonction similaire, idéalement dans le secteur industriel.
- Forte capacité à comprendre et à interagir avec un environnement mutliactivités
- Sens des priorités développé, capable d'anticipation et de proactivité.
- Très bon sens pratique de l'analyse et sait faire preuve d'esprit de synthèse.
- Solide compétence en communication et capacité à travailler rapidement et efficacement, aisance relationnelle, diplomatie et sens de la discrétion
- Personnalité de nature stable et de confiance.
- Maîtrise du français (oral et écrit) et de l'anglais. Très bonnes aptitudes rédactionnelles dans les deux langues.
- Maîtrise de MS Office et notamment de Word, Excel et Powerpoint avec bonne aptitude à créer des présentations graphiques ou synthétiques
- Connaissance d'un ERP, idéalement SAP.
- Précision, rigueur, méthode, capacité d'organisation.
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