Office Manager & (Executive) Assistant m/w/d – 80-100%

CONVINUS gehört zu den führenden Spezialisten in der Beratung von international tätigen Unternehmen und Mitarbeitern. Ein erfahrenes Expertenteam unterstützt unsere Kunden in verschiedenen Fachgebieten - von Steuern, Sozialversicherungen, Arbeits- und Entsendungsverträge über Arbeits- und Aufenthaltsbewilligungen, Business Visa, Relocation, Vergütung, Payroll, internationale Vorsorge bis zur Gestaltung von internationalen Mobilitätsstrategien und der Übernahme des Expatriate-Managements.

Das Aufgabengebiet:

• Als Office Manager übernehmen Sie die Verantwortung für eine Vielzahl organisatorischer und administrativer Aufgaben, darunter den Empfang und die Bewirtung internationaler Mandanten, die Verwaltung der Kundenadressdatenbank, Postverwaltung, Bestellwesen und dergleichen mehr.

• In Ihrer Rolle als Team Assistant unterstützen Sie Fachabteilungen bei administrativen Aufgaben, Recherchen und der Erstellung von Präsentationen.

• Als Executive Assistant sind Sie massgeblich an der Unterstützung der Geschäftsleitung beteiligt - sowohl in ihrem täglichen Geschäft als auch bei verschiedenen Projekten.

• Des Weiteren sind Sie aktiv in der Buchhaltungsvorbereitung tätig, erstellen Rechnungen und übernehmen das Mahnwesen. Bei entsprechender Eignung besteht die Möglichkeit, kleinere Payroll-Mandate mit internationalem Bezug zu übernehmen.

Ihr Profil:

• Starkes Verantwortungsbewusstsein, Belastbarkeit und souveräner Umgang mit Kunden.

• Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung im Assistenzbereich und Hands-on Mentalität.

• Proaktive und lösungsorientierte Arbeitsweise mit einem Auge für Details.

• Routinierte und systematische Arbeitsweise in Drehscheibenfunktion der klassischen Assistenz und des Office-Managements.

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und / oder entsprechende Weiterbildungen.

• Stilsichere Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse.

Wir bieten:

• Ein engagiertes Team, flache Hierarchien und klare Entscheidungswege. 

• Grossen Entscheidungsspiel bei der Arbeitsorganisation.

• Ausgewogene Work-Life-Balance und flexible Teilzeitoptionen.

• Regelmässig Weiterbildungsmöglichkeiten.

• Einen modernen Arbeitsplatz in zentraler Lage.

Ihr Eintrittsdatum: Per sofort oder nach Vereinbarung.

Ihre Bewerbung: Frau Reynov freut sich auf die Zusendung Ihrer vollständigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, CV, Zeugnisse) mit der Angabe Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins und Ihrer Gehaltsvorstellungen an:

E-Mail schreiben

 Hinweis: Wir berücksichtigen nur Direktbewerbungen.

Stichworte: Assistenz, Assistent, Assistentin, Administration, Office Management, Sekretariat, Direktionsassistenz, Bürokauffrau, Bürokaufmann, Executive Assistant