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Assistant.e de direction - 100%

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Hôpitaux Universitaires de Genève

Avec plus de 10'000 collaborateurs·trices représentant 180 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour découvrir les moments forts et chiffres clefs de l’année 2020 en cliquant ici.

Le poste est rattaché à la direction du Département d'exploitation. Ce département a pour mission d'assurer l'intendance, la gestion des infrastructures et la logistique nécessaires au bon fonctionnement de l'ensemble des HUG, en matière de maintenance des bâtiments, de construction, de restauration, nettoyage et désinfection des locaux et hygiène du linge. Il gère enfin Cressy-Santé et le Service de stérilisation. Plus de 1'350 professionnelles réalisent leurs missions au quotidien dans un souci constant d'exigence, avec le sens du service et de la responsabilité environnementale.

Assistant.e de direction - 100%

Avec plus de 10'000 collaborateurs·trices représentant 180 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour découvrir les moments forts et chiffres clefs de l’année 2020 en cliquant ici.

Le poste est rattaché à la direction du Département d'exploitation. Ce département a pour mission d'assurer l'intendance, la gestion des infrastructures et la logistique nécessaires au bon fonctionnement de l'ensemble des HUG, en matière de maintenance des bâtiments, de construction, de restauration, nettoyage et désinfection des locaux et hygiène du linge. Il gère enfin Cressy-Santé et le Service de stérilisation. Plus de 1'350 professionnelles réalisent leurs missions au quotidien dans un souci constant d'exigence, avec le sens du service et de la responsabilité environnementale.

Vous assistez le Directeur du Département d'exploitation dans la gestion et l'organisation administrative du département, en assurant l'interface entre les différents services ou interlocuteur·trices.

Vous organisez et assumez le secrétariat complet.
Vous rédigez de manière autonome le courrier ainsi que les procès-verbaux des séances. Vous gérez l'accueil des personnes, les appels téléphoniques et renseignez vos interlocuteur·trices.
Vous gérez plusieurs messageries électroniques et le courrier papier y compris le suivi des dossiers.
Vous gérez l'agenda du directeur, organisez des réunions y compris la réservation de salles, vous préparez si besoin la documentation nécessaire et transmettez les informations ad hoc.
Vous organisez et gérez le classement et l'archivage des dossiers et de la correspondance relative au département.
Vous prenez en charge des petits projets.

Tout en répondant aux diverses sollicitations, vous menez à bien et de manière autonome les activités administratives en lien avec votre fonction ainsi que la saisie des absences des membres du comité de direction.

Vous faites preuve de proactivité pour effectuer les tâches logistiques découlant d’un secrétariat de direction.

Au sein du département, vous développez un lien de proximité avec vos collègues assistantes des chef·fes de service et vous veillez à une continuité de service lors de vos absences. Plus généralement, votre sens du service client fait de vous une personne agile, diplomate et disponible.


Qualifications

Vous êtes titulaire d'une formation administrative supérieure de type brevet fédéral d'assistant·e de direction ou équivalent.

Vous disposez d'une expérience réussie de 3 ans dans un poste similaire auprès d'une fonction dirigeante.

Vous avez une parfaite maîtrise du français à l'oral comme à l'écrit et une capacité avérée de rédaction. La maîtrise d'une langue étrangère (anglais ou allemand) est un atout.

Vous avez de très bonnes connaissances des outils informatiques (niveau ECDL advanced sur Word, Excel, Powerpoint et Outlook) ainsi que de Vision-RH.

Vous disposez également des outils et techniques vous permettant de faire face aux imprévus et de gérer ainsi aisément les situations de stress de manière proactive.

Enfin, vous faites preuve d’un sens aigu de la discrétion et de la confidentialité.


Informations supplémentaires
  • Entrée en fonction : dès que possible
  • Nombre de poste : 1
  • Taux d’activité : 100% 
  • Classe de fonction : 14
  • Contrat : CDI 
  • Délai de candidature : 17.05.2021
  • Demande de renseignements : M. D. Gevaux, directeur du Département d'exploitation, Tél. 022 372 66 11

Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.

Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes. 

Souhaitant s’engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l’Office cantonal de l’emploi.

Personne de contact

Evaluation globale

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Opportunités de carrière / Formations continues
Salaire / Prestations sociales
Equilibre vie professionnelle-vie privée
Management

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