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Secrétaire réceptionniste à 60% (CDD 6 mois)

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Avis soumis
26/03/2024 60% Temporaire / intérim
ARASPE Prilly-Echallens

L'ARAS Prilly-Echallens est une association des 42 communes du Nord-Lausannois. Elle propose à la population de cette région une plateforme de services dans les domaines liés au revenu d’insertion et aux assurances sociales.

L'ARASPE recherche, pour ses bureaux à Echallens, un·une futur·e

Secrétaire réceptionniste à 60% (CDD 6 mois)

qui assumera deux missions. La première est d'accueillir, orienter et informer les requérant·e·s et usager·ère·s du CSR et de l’agence tant au guichet que par téléphone. La deuxième mission est d'exécuter des tâches administratives courantes d’un secrétariat ainsi que la gestion des archives de manière ponctuelle ou durable, selon les impératifs du service.

Responsabilités

Réception :

- Accueillir l’usager·ère au guichet et par téléphone, prendre connaissance de sa demande, le·la renseigner et l’orienter

- Réceptionner et contrôler les documents apportés par les usager·ère·s et les remettre à qui de droit

- Recevoir et transmettre des appels et messages téléphoniques

- Répondre aux demandes de renseignements

- Récolter les informations de bases, repérer les premières actions à effectuer (ex : enquêtes préalables, documents à remettre) et démarrer la prise en charge de la demande

- Fixer des permanences et des rendez-vous dans les agendas des collaborateurs·trices

- Être garant·e de l’ordre y compris de l’affichage à l’intention des usager·ère·s, à la réception et à la salle d’attente

- Être la personne de référence pour les outils propres à la réception (téléphonie, répondeur, machine à affranchir, gestion appels clients)

Travaux de secrétariat :

- Traiter le courrier entrant et sortant

- Gérer l'économat

- Gérer la boîte e-mail générique

- Rédiger divers courriers

- Gestion des archives

- Autres tâches administratives

Profil

- CFC d'employé·e de commerce

- Expérience de plusieurs années dans une réception avec un environnement complexe (usager·ère·s difficiles, ou service client – réclamation)

- Pratique de plusieurs années en secrétariat et connaissances d’archivage

- Excellente maîtrise orale et écrite du français

- Maîtrise des outils informatiques MS Office

- Sens des relations humaines et de l’accueil, empathique

- Autonome avec une bonne capacité organisationnelle

- Connaissances dans le domaine des assurances sociales serait un atout

- Nationalité suisse ou permis d'établissement

Contrat : Durée déterminée (60%)

Jours de présence : lundi, mardi et jeudi

Date d'entrée : 15 avril 2024

Lieu : Echallens. Selon les impératifs du service, Prilly.

Renseignements auprès de Madame Cécilia Grunauer, Responsable accueil et orientation, au 021 622 74 24.

Si vous vous reconnaissez dans cette annonce, n’hésitez pas à nous faire parvenir votre offre accompagnée des documents usuels, jusqu'au 1er avril 2024 au soir, via Écrire un email

Les entretiens auront lieu le mardi 9 avril 2024 dans nos locaux à Echallens.

Contact

Jelena Stano

021 622 74 44


À propos de l'entreprise

Prilly / Vaud / Echallens