pour notre domaine Formation et Mesures d’Intégration
Coordinateur-trice des prestataires externes en matière de cours de français à 80-100%
Mission
Identifier et gérer les prestataires externes mandatés par le domaine Formation et mesures d’intégration de l’établissement pour l’organisation et la dispense des cours de français adressés aux bénéficiaires.
Suivre les bénéficiaires inscrits aux cours de français dispensés par des prestataires externes et assurer l’échange d’informations entre les différentes parties prenantes.
Coordonner le suivi administratif nécessaire au bon déroulement des cours externes.
Responsabilités principales
Recensement des besoins et mise en place des prestations
- Identifier les besoins en cours de français pour les bénéficiaires résidants dans le Canton Vaud.
- En conformité avec la législation vaudoise sur les marchés publics, créer les appels d’offres, réceptionner, analyser et évaluer les offres des soumissionnaires, choisir et contractualiser les relations avec les prestataires.
Monitoring des prestations
- Mettre en place le suivi administratif et financier des prestations délivrées par les prestataires externes.
- Réunir toutes informations nécessaires au suivi de ces prestations, établir des synthèses et des tableaux de bord.
- Contrôler et analyser les données liées aux prestations délivrées.
- Effectuer les visites des locaux auprès des prestataires et s’assurer de leur adéquation par rapport aux critères de qualité définis par l’établissement pour ces prestations ainsi qu’en regard des dispositions prévues en matière de sécurité et de lutte contre l’incendie.
- Soutenir la chargée de missions pédagogiques du domaine Formation et mesures d’intégration dans le contrôle de la bonne application de la méthodologie pédagogique par les prestataires externes.
Soutien organisationnel
- Définir les procédures de suivi des apprenants externes en regard du suivi des apprenants internes à l’EVAM (participation, identification des freins et obstacles à l’apprentissage, orientation, etc.).
- Rédiger divers documents, correspondances et procès-verbaux.
- Assurer la gestion et le suivi des dossiers des prestataires externes mandatés et tenir les échéanciers.
- Accompagner et renseigner les prestataires externes dans la mise en place des cours et leur suivi administratif.
- Participer au contrôle des factures des prestataires.
- Seconder la responsable du pôle Administration dans la gestion des projets liés à ces prestations.
- Organiser et participer aux séances à l’interne et à l’externe.
Contacts/relations internes et externes
- Réceptionner et répondre aux demandes spécifiques et/ou plaintes des apprenants qui souhaitent suivre ou suivent les prestations externes.
- Garantir la bonne communication entre les différents services de l’EVAM et les prestataires externes pour assurer un bon suivi des apprenants.
- Entretenir et développer les relations avec les partenaires internes et externes en fonction des besoins.
Compétence :
- Capacité d’analyse et de synthèse
- Planification et sens de l’organisation
- Respect des normes et des procédures
- Esprit d'initiative et autonomie
- Expression orale et écrite
- Aisance relationnelle
- Flexibilité et polyvalence
- Rigueur
- Esprit d’entraide et de collaboration
Profil exigé :
- CFC ou diplôme dans un domaine utile au poste.
- Certification en gestion de projet
- Expérience de 5 ans dans des activités de coordination dont une bonne partie en gestion/coordination de projets.
- Maîtrise des procédures de lancement d’appels d’offre prévues par la législation vaudoise sur les marchés publics.
- Maîtrise des outils bureautiques courants et certification Excel - niveau avancé.
- Intérêt pour le domaine de la migration.
Nature du poste : Contrat de durée déterminée (CDD) de 6 mois
Taux d’activité : 80-100 %
Lieu de travail : Route de Chavannes 33, Lausanne
Durée de l’engagement: 1er avril 2024 au 30 septembre 2024
Délai de postulation : 22 mars 2024
Renseignements : Lorenza Pastore, Adjointe au responsable du domaine Formation et mesures d’intégration, au 079 299 26 99
Les offres de service comprendront tous les documents usuels (lettre de motivation, CV, copies des certificats de travail et des diplômes) et seront adressées uniquement par e-mail via Jobup.ch.
Les dossiers incomplets ne seront pas étudiés.