Assistant(e) administratif(ve)
Assistant administratif à la recherche d'un nouveau challenge? Lisez la suite!!!!
Meanquest est une entreprise IT à taille humaine avec plusieurs domaines d'expertise : l'infrastructure, le support, les solutions Cloud et le recrutement, mais notre métier c'est avant tout de donner du sens à l'IT de nos clients et au travail quotidien de nos équipes. Nous sommes implantés sur 3 sites (Ecublens, Meyrin et Givisiez) et nous recrutons régulièrement des personnes qui souhaitent prendre des responsabilités et travailler dans un contexte jeune et dynamique.
Pour le compte de l'un de nos clients à Mont-sur-Lausanne nous sommes à la recherche d'un/e
Assistant(e) administratif(ve)
Missions:
Assurer le traitement des demandes d'acquisition de matériel informatique de différents sites internes et externes :
- Réceptionner et traiter les demandes d'octroi de budget de financement des sites
- Catégoriser les demandes selon les directives financières, les enregistrer, les suivre sur la plateforme de ticketing et les saisir dans le suivi décisionnel et financier selon le type de budget concerné
- Analyser les demandes reçues et le cas échéant, demander les compléments utiles à leur traitement
- Assurer leur suivi et/ou les transmettre aux responsables concernés
- Informer son supérieur hiérarchique des anomalies ou événements problématiques
Assurer la gestion des commandes, des demandes d'achat et des factures dans les outils opérationnels et de suivi financier selon les règles en vigueur :
- Traiter les commandes DAL dans l'outil La place (validation, demande d'informations complémentaires et d'argumentaires, etc.)
- Assurer le traitement des demandes d'achat (demandes d'informations supplémentaires) et, en cas de besoin, les transmettre aux autres entités pour analyse et décision
- Traiter les factures dans l'outil de saisie selon les procédures établies
- Saisir les données concernant les commandes, les factures et les demandes d'achat validées, dans l'outil de suivi financier
- Vérifier l'inventaire du parc informatique des sites dans les applications adéquates
- S'assurer que les sites respectent les directives et les processus en place et les informer de chaque mise à jour
Assurer le traitement des cas de sinistres et de vols :
- Analyser le cas pour s'assurer de sa complétude
- Contacter éventuellement l'établissement, le renseigner concernant le dépôt de dossier
- Être repondant-e administratif-ve pour les départements concernés
- Communiquer et expliquer le cas échéant les décisions aux différents sites
- Collaborer avec d'autres entités pour assurer le remplacement du matériel informatique
Assurer le suivi du parc informatique des différents sites :
- Suivre le renouvellement des postes de travail
- Identifier les irrégularités d'inventaire des postes de travail et les signaler aux personnes concernées
- Mettre à jour les outils d'inventaire
- Remonter les anomalies et autres éléments complexes à son supérieur hiérarchique
Profil recherché:
- CFC d'employé-e de commerce ou d'un titre équivalent
- Minimum 3 ans d'expérience en gestion administrative de commandes et d'achats, Traitement des factures et Gestion de dossiers client
- Maîtrise de MS-Office et très bonne maîtrise d'Excel
- Capacité d'adaptation et flexibilité
- Capacité de travailler dans un environnement exigeant
- Intelligence émotionnelle, maitrise de soi et gestion du stress
- Proactif et volonté d'apprendre continuellement
- Dynamique et polyvalent
- Rigueur et précision
- Aisance avec les chiffres
- Travail en équipe
- Capacité à suivre des dossiers sur le long terme
- Vision globale et systémique de l'activité
- Capacité d'écoute de de communication
Cette opportunité vous intéresse ? N'hésitez pas à postuler et venez nous rejoindre !
Seules les candidatures répondant à l'ensemble des critères requis seront prises en considération.
Secteur: Administration publique
Poste: Réception/Secrétariat/Services généraux
Type d'emploi: CDI
Niveau de carrière: Employé
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