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SekretärIn, BüromitarbeiterIn

Referenz-Nr. 2389-126-31

06.05.2024

Stellenart

Dauerstellen (Teilzeit)

Funktions-/Fachbereich

Office Management / Administration

Standort

Stadt Zürich

Branche

Bauplanung (Architekten, Ingenieure)

Eintritt

Nach Vereinbarung

Pensum

40-50%

Einsatzgestaltung

Siehe folgender Eintrag
4-5 Vormittage

Aufgaben

Unsere Kundin ist ein etabliertes, mittelgrosses Architekturbüro an zentraler Lage, welches umsichtig hochwertige Lebens- und Arbeiträume plant und gestaltet. Als Ersatz der Stelleninhaberin wird für administrative Arbeiten und den Unterhalt der Büroinfrastruktur eine berufserfahrene Person gesucht, die ein überschaubares und unkompliziertes Umfeld schätzt sowie folgende Aufgaben eigenständig wahrnehmen möchte:

• Allgemeine Administration, Sekretariat (ca. 10%)
  
  • Postverarbeitung, Kundenempfang und Telefondienst (wenig), Büromaterialbestellung, Versände, einfache Korrespondenz (Deutsch), Schnittstelle zum Treuhandbüro (Personalmutationen, Einlesen und eVersand von Belegen), Bürokasse, Drehscheibe für allg. Themen.
• Verantwortung Unterhalt (ca. 10%)
  
  • Aufrechterhaltung der Ordnung (Sitzungszimmer, Küche/Kaffeemaschine, Entsorgung etc.), Organisieren der Reinigung, Ordnung der Ablage, Einkäufe
• Personalsupport (ca. 10%)
  
  • Erfassen / Pflegen von Personaldaten, Vorbereiten von Arbeitsverträgen/-zeugnissen (ab Vorlage), Organisieren von Ein- und Austritten, Führen und Kontrollieren von Arbeitsstunden / Feriensaldi, Organisieren gelegentlicher Büroanlässe (teils inkl. F&B), etc.
    
• Projektsupport (ca. 10%)
  
  • Projekte eröffnen, zuweisen von Stundenrapporten, Abfragen, Belegverarbeitung, Übersichten printen (alles in Messerli Bauadmin)

Je nach Kenntnissen weitere Aufgaben im Projektsupport wie Offertvergleiche, Korrespondenz, Abklärungen, Sitzungorganisation etc. Dadurch würde sich das Pensum auf 50% erhöhen.

Anforderungen

• Grundausbildung mit solider vergleichbarer Berufspraxis aus einem KMU, ideal mit baunaher Ausrichtung (kein Muss)
• Sicheres Deutsch (Niveau Muttersprache)
• Routinierte Anwendung von MS-Office und Outlook), Praxis mit einer Branchenapplikation (z.B. Messerli Bauadmin) und mit einem CMS werden begrüsst (kein Muss)
• Engagement für das Gestalten einer angenehmen Arbeitsumgebung
• Technisches Verständnis (siehe Aufgabenteil Projektsupport)

Wir wenden uns an eine selbständige, teamfähige, pragmatische und flexible Person, die eine längerfristige Teilzeitanstellung sucht.

Alter

30-50

Bemerkungen

Zentral gelegener Arbeitsort mit optimaler Anbindung an den öV.
Bei Interesse lassen Sie uns bitte Ihre kompletten Unterlagen (Lebenslauf, Arbeitszeugnisse, Ausbildungsnachweise) zukommen, ideal per eMail (als PDF). Für Fragen im Vorfeld stehen wir Ihnen gerne telefonisch zur Verfügung. - Weitere Stellenangebote unter www.esprit.ch.

Kontaktperson

Oliver Kuhn   E-Mail schreiben

Disclaimer

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am Stauffacher, Badenerstrasse 16/18, 8004 Zürich
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