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Assistant.e de gestion IT

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PSS IT Solutions SA
Assistant.e de gestion IT

Actif depuis 26 ans dans le domaine de prestations de service informatique, PSS IT Solutions SA propose des prestations de délégation de personnel spécialisé dans le domaine informatique.

Vous êtes jeune, motivé, vous souhaitez rejoindre une entreprise dynamique, nous vous proposons, pour l'un de nos clients dans le canton de Genève, un poste de :

Assistant.e de gestion pour les déploiements rapides IT – GE

RAISON D’ETRE DU POSTE :

  • Hors déploiements : Assurer la gestion physique et administrative du matériel IT pour les déploiements d'urgence (Rapid Deployments) et pour les déploiements RFL (Restoring Family Links).
  • En déploiement : Répondre aux besoins des équipes en déploiement en termes de matériel technique ; assurer la coordination entre les équipes déployées et la logistique; faire le suivi administratif avec les départements concernés (Finances, Logistiques, RH, Service Desk).

RESPONSABILITES PRINCIPALES :

Administrer et assurer la disponibilité du matériel d'urgence ICT dans le cadre de « Rapid Deployment ».

  • Matériel IT pour les urgences RD
  • Kits RFL
  • Autre matériel standard ou sur-demande des opérations
  • Aspects logistiques annexes (rotation de matériel)
  • Suivi de la facturation
  • Contribution aux prévisions d'achats et de renouvellements de matériels en lien avec l'équipe Télécom, End User Ccomputing, SCMS (Security & Crisis Management Support Unit) Standing Team et le Service Desk, et en fonction des besoins définis, des évolutions techniques et des contraintes budgétaires.
  • Gestion du stock (entrées et sorties de stock dans la base de données (Field IS Inventory) et Inventaire physique avec un stockage proprement documenté, signalisé et optimisé.
  • Suivi de la facturation sur les Centres de charge associés.
  • Commande, réception des livraisons, installations et tests des équipements.
  • Gestion anticipée du stock en collaboration avec la Logistique et l'IT afin de détecter l'usure et éviter l'obsolescence du matériel
  • Identification du matériel afin de garantir la traçabilité des stocks, faciliter l'utilisation et en assurer la disponibilité en cas de besoin,
  • Préparation au transport, avec tous les équipements annexes prêts et visibles.
  • Contrôle de l’état de fonctionnement des équipements et suivi technique du matériel, maintenance préventive, curative et évolutive (mises à jour des versions) :
  • Lien avec le Service Desk, EUC et Telecom quand nécessaire.
  • Rédaction et mise à jour de documents techniques internes au RDU (procédures, inventaires, supports de travail divers) en anglais et en français.

Apporter une assistance administrative et technique aux divers services concernés, pour garantir un accompagnement adapté aux délégués RD et une réponse fiable aux attentes des métiers.:

En amont des RD

  • Lien régulier aux collègues du service afin de développer une culture commune du RD et faciliter la réactivité des équipes en cas de besoin lié aux RD.
  • Contact régulier avec l'unité RFL (Division Protection), en lien avec le Rapid Deployment Standing Team ICT (RDST, rattachée à la direction des Opérations – OP_DIR_SCMS), afin d'évaluer les besoins d'équipements.
  • Préparation d'éléments d'aide à la décision (quantitatifs, budgétaires, priorisation des besoins) en vue de la validation des demandes et de l'établissement des budgets nécessaires.
  • Organisation et conduite de meetings avec les différents acteurs, et suivi des dossiers.
  • Partager l'information avec les collègues IT et suivi de mise en oeuvre.
  • Rédaction de procédures externes et guides utilisateurs dédiés, en anglais et en français et assurer sa mise à jour dans les plateformes de partage d'information (TS, our clientPedia, FTP, etc).
  • Participation active à la validation du nouveau matériel et son inclusion dans les kits.

Tout au long des RD :

  • Suivi des mouvements de matériel, inventaire, communication avec l'IT terrain.
  • Ventilation de l'affectation des matériels et facturation au Site Field concerné.
  • Faciliter l'approvisionnement en matériel durant le temps du RD en coordonnant entre équipes IT terrain et la logistique au siège.
  • Recueil des retours des professionnels IT sur la pertinence des équipements utilisés afin d'optimiser les moyens mis à disposition lors des RD
  • Communication régulière à la hiérarchie concernant la mise à disposition du matériel ou tout autre élément qui nécessiterait d'être fourni concernant les besoins des équipes sur site.

Participer aux projets transversaux et assister ICTFD (IT Field) HQ

  • Contribuer à l'amélioration continue de la qualité de service rendu par des recherches et discussions régulières avec les Unités (SD, LOG, RDST, RFL...)
  • Collaboration étroite avec le RD Standing Team pour assurer une cohérence de la réponse IT aux déploiements RD
  • Apporter un soutien administratif et technique à l'équipe ICTFD et au SD au siège (Gestion d'inventaire, tests, meetings...).
  • Sous demande, participer aux exercices d'entrainement ou de simulation RD IT.

FORMATION ET EXPERIENCE REQUISES :

  • Formation logistique ou administratif
  • 1 à 2 ans d’expérience professionnelle dans le domaine de magasinier ou employé administratif

COMPETENCES ET PROFIL SOUHAITES :

  • Bonnes connaissances de l’environnement PC (HW et software sous versions Windows)
  • Bonnes connaissances des applications Microsoft Office et Lotus Notes.
  • Connaissances pratiques de concepts réseaux, télécoms et éléctricité simples (LAN, WiFi, Routers, Satellite terminals, Cables and connectors, DC Battery types, Chargers, Solar panels…)
  • Capacités rédactionnelles et de synthèse.
  • Très bon niveau d’anglais. Bon niveau de français.
  • Vulgarisation technique.

APTITUDES ET TRAITS DE CARACTERE SOUHAITES :

  • Intérêt et capacités d’assimilation de nouvelles technologies et / ou concepts
  • Aptitudes d’adaptation au stress en cas de déploiement d’urgence
  • Rigueur, méthode et organisation
  • Cohésion et esprit d'équipe
  • Capacité d'initiative et d'autonomie
  • Sens du service et du relationnel (respect de l'interlocuteur et souci de satisfaction)
  • Faculté d'adaptation et de réactivité
  • Pédagogie

DEBUT D’ACTIVITÉ :

  • 1er Juillet 2022
  • 50% jusqu’à la fin de l’année
  • Résident en Suisse, ou permis de travail frontalier

Adresse

PSS IT Solutions SA

Über die Firma
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