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Ihre Aufgaben

• Termin- und Kalenderverwaltung: Koordination und Verwaltung der Termine und Meetings für unsere Führungskräfte.
• Organisation von Meetings: Planung und Organisation von Meetings und Board Meetings, einschließlich Vorbereitung der Tagesordnung und Sicherstellung der reibungslosen Durchführung.
• Reiseplanung: Planung und Buchung von Geschäftsreisen für unsere Führungskräfte, inklusive aller logistischen Details.
• Protokollführung: Erstellung und Nachverfolgung von Besprechungsprotokollen und Aktionspunkten.
• Zusammenarbeit: Enge Zusammenarbeit und Arbeitsaufteilung mit einer bestehenden Assistentin, um eine effiziente Unterstützung des Top-Managements sicherzustellen.

Anforderungen

• Erfahrung: Mehrjährige Berufserfahrung als Assistent*in im gehobenen Management, idealerweise in einem dynamischen und hektischen Umfeld.
• Fachkenntnisse: Vertrautheit mit den Aufgaben der Terminplanung, Organisation von Meetings, Reisemanagement und Protokollführung.
• Teamplayer: Freude an der Zusammenarbeit und Arbeitsaufteilung mit einer bestehenden Assistentin.
• Organisationstalent: Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, in stressigen Situationen den Überblick zu behalten.
• Kommunikationsfähigkeiten: Hervorragende mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch; Französischkenntnisse sind von Vorteil.
• IT-Kenntnisse: Sicherer Umgang mit gängigen Office-Programmen und Planungstools.

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