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Depuis 2004, la Fondation Espace est active dans le canton de Vaud et Neuchâtel.

Elle offre des prestations en psychiatrie adulte, gériatrie et psychogériatrie ainsi qu'en réadaptation professionnelle.

LaRésidence Le Littoral est située à Bevaix, sur les bords du lac de Neuchâtel. Elle compte 60 chambres et propose des soins médico-sociaux à toute personne nécessitant un hébergement de type gériatrique ou psycho-gériatrique compatible. Le Domaine du Littoral dispose également de 16 appartements protégés.

Pour date à convenir (1er juillet 2024 au plus tard)

Nous recherchons en contrat à durée indéterminée

Vos tâches :

Administration-Secrétariat :

• Accueil des visiteurs, clients et fournisseurs de manière courtoise et professionnelle ;
• Gestion des appels téléphoniques entrants et sortants de manière efficace et polie ;
• Tri et distribution du courrier entrant ;
• Gestion des réservations de salles de réunion ou d'événements ;
• Prise de procès-verbaux dans les colloques de cadres ;
• Gestion des caisses TCPOS et SAP ;
• Enregistrement des frais des résidents à l’aide du programme SAP ;
• Gestion et suivi des anniversaires de tous les établissements de la Fondation Espace ;
• Divers travaux administratifs en lien avec sa fonction ;
• Soutien administratif pour les secteurs Facturation et RH (selon descriptif ci-dessous) ;
• Maintenir un environnement de travail propre et organisé dans la zone de réception.

Facturation :

• Envoi des factures dans les délais impartis ;
• Gestion des relances en cas de retard de paiement ;
• Traitement de diverses tâches liées à la facturation (évaluations PLAISIR, saisie des prestations, ...) ;
• Aide à la réconciliation des comptes clients et résolution des écarts ou des problèmes de facturation.

Direction / RH :

• Assister la direction dans la gestion de l'agenda, la planification des réunions et la préparation de documents et de présentations ;
• Soutien à la gestion des communications entrantes et sortantes de la direction ;
• Assister le service des ressources humaines pour diverses tâches telles que maintenir et mettre à jour les dossiers du personnel, gérer les formalités administratives liées à l'intégration des nouveaux employés, etc... .

Relais qualité :

• Rédiger / aider à la rédaction des documents qualité du site ;
• Mettre à jour la documentation qualité du site ;
• Informer les collaborateurs du site de l’utilisation de l’intranet qualité ;
• Gérer le suivi des propositions / dysfonctionnements internes et externes du site selon la procédure ;
• Participer à l’audit de certification ISO 9001 : 2015 ;
• Participer à l’élaboration et organisation des enquêtes de satisfaction ;
• Participer aux réunions qualité ;

Votre profil :

• CFC d'employé de commerce ou tout autre diplôme jugé équivalent ;
• Expérience antérieure dans un rôle de réceptionniste ou dans un poste similaire est un atout ;
• La maîtrise d'une deuxième langue est un avantage;
• Goût pour le travail en équipe et les contacts avec les aînés;
• Disponible, calme, patient/e et précis/e;
• Discrétion et respect de la confidentialité.

Horaires : lundi, mardi, mercredi et vendredi / de 08:00 à 17:00

Vous êtes intéressé ? Merci de nous faire parvenir votre dossier de candidature complet (lettre de motivation, CV avec photo, copies des diplômes et certificats de travail) via Jobup.

Formats admis : doc, docx, pdf / seul les dossiers correspondants au profil seront traités.

Agences de placement s'abstenir svp.